In der zweiten Ausgabe meines Podcast „das ist Lean Hospital“ geht es um Verschwendung in der Krankenhausorganisation. Schließlich ist Verschwendung das erste, das den meisten einfällt, sobald das Wort Lean Management fällt.
Was verbirgt sich hinter dem Begriff Verschwendung? Was ist das? Wie zeigt sie sich? Wie entsteht sie? Und was hat das überhaupt mit Lean Hospital zu tun? Diesen und ein paar mehr Fragen gehe ich in diesem Podcast auf den Grund gehen. Bei mehr als 30 Prozent Verschwendung in der Organisation sind das gewichtige Fragen.
Hier finden Sie den vollständigen Text zum Podcast:
1 Verschwendung – was ist das?
Wir gehen (fast) jeden Tag zur Arbeit und sind uns sicher, dass wir viel oder gar zu viel geleistet, aber trotzdem nicht alles geschafft haben. Gefühlt existiert stets mehr Arbeit, als sich in der knappen Zeit erledigen lässt. Dann ertönt verlässlich der Ruf nach mehr Personal.
Logisch – möchte man sagen: zu viel Arbeit, also werden mehr Leute benötigt. Wenn da nicht die Sache mit der Verschwendung wäre. Wir wissen, wie gesagt, dass mindestens dreißig Prozent dieser Arbeit nur deshalb anfällt, weil unsere Behandlungs- und Unterstützungsprozesse erhebliche Defizite aufweisen und so ein erquickliches Maß an völlig unnötiger Arbeit provoziert wird. Das ist eine ziemlich große Menge.
Dann wird gelaufen, gesucht, gewartet, korrigiert, nachgefragt und es werden überflüssige Leistungen erbracht. Und einiges mehr. Darauf komme ich später noch zu sprechen. Verschwendung sind gemeinhin Geld und Zeit, die aufgewendet werden, ohne dass sie einen echten Nutzen für das Unternehmen stiften.
Dabei sprechen wir meist über zwei Formen von Verschwendung.
Die erste Form von Verschwendung findet statt, wenn eine Tätigkeit zu lange dauert, unnötig aufwendig oder kompliziert ist. Wenn der Computer zu langsam hochfährt, Dokumentationen umständlich vonstatten gehen oder das Arzneimittel-Stellen deshalb lange dauert, weil Arzneimittel nicht am Ort der Tätigkeit zur Verfügung stehen. Es geht also um Effizienz. Die Dinge richtig tun.
Die zweite Form der Verschwendung ist, wenn man etwas tut, das eigentlich nicht notwendig wäre. Es steht also die Tätigkeit selbst infrage. Warum machen wir das überhaupt? Für Wen? Wofür?
Eine überflüssige Besprechung. Die doppelte Erfassung von Informationen. Eine überflüssige Untersuchung. Wir stellen also die Frage nach unserer Effektivität. Das Richtige tun. Und Überflüssiges tun ist halt nicht – das Richtige tun.
Produktiv sind wir übrigens, wenn uns Beides gelingt: effizient und effektiv. Wenn wir also die richtigen Dinge (also Effektivität) richtig tun (also Effizienz).
Die einfachste Art, um produktiver zu werden, besteht darin, eine Tätigkeit gar nicht mehr auszuführen. Sie wegzulassen. In diesem Fall müssen wir uns nämlich keinerlei Gedanken darüber machen, wie wir die Tätigkeit optimieren, wie wir effizienter werden. Es gibt sie schlicht nicht mehr.
Die 1-Million-Dollar-Frage lautet also: Was lassen wir weg?
2 Der Urlaub
Diese Frage ist leider nicht leicht zu beantworten.
Es gibt nämlich zwei elementare Startprobleme. Das erste Problem besteht darin, dass scheinbar alle Aufgaben, die heute erledigt werden, zumindest scheinbar notwendig sind. Die Organisation scheint sie dringend zu benötigen, sonst würden wir sie ja nicht ausführen. Einfach unreflektiert weglassen ist also keine Option.
Wir können zwar nicht immer genau sagen, was eine Tätigkeit bringt. Wir können jedoch ebenso wenig sagen, was passiert, wenn wir sie weglassen. Bei uns selbst, aber vor allem bei den anderen, denn das können selten erkennen. Dafür ist Krankenhausorganisation viel zu groß und komplex. Vor diesen Wirkungen haben wir Angst. Deshalb erfinden wir auch ständig neue Aufgaben, ohne alte wegzulassen. Das ist pure Bequemlichkeit plus Psychologie.
Das zweite Problem besteht darin, dass Verschwendung nicht gleich Verschwendung ist. Verschwendung im Hinblick auf was? Irgendwie macht ja schließlich alles Sinn. Und das für jeden unterschiedlich. Was für den einen Verschwendung bedeutet, ist für den anderen das wichtigste der Welt. Denken Sie an den Controller, der tagelang wichtige Statistiken für Chefärztinnen und Chefärzte erarbeitet, die dann niemand liest und nutzt. Für den Controller bedeutet seine Statistik den Mittelpunkt der Welt, für den Chefarzt – Nichts. Um nur ein Beispiel zu nennen.
Stellen Sie sich vor, sie würden einen gemeinsamen Urlaub mit fünf befreundeten Paaren planen und sich auf ihr gemeinsames Urlaubsziel einigen wollen. Das könnte ein schwieriges Unterfangen werden. Die einen sehnen sich nach einem dreiwöchigen Urlaub auf den Malediven. Sie sehen sich am Strand liegend, ein gutes Buch in den Händen haltend, den verlockenden Cocktail auf dem kleinen Teakholztisch nebendran. Die anderen suchen nach den allerschönsten Plätzen und romantischen Hütten in den bayerischen Alpen. Für sie wäre Strandgammeln ein Graus, pure Verschwendung. Sie wollen sich einundzwanzig volle Tage körperlich betätigen, wandern und bergsteigen. Wieder andere möchten in drei Wochen die schönsten acht Städte Europas bereisen. Sonnenbaden oder Wandern? Ein Graus.
Was also für den einen Nutzen stiftet, kann für den anderen pure Verschwendung bedeuten. Nutzen und Verschwendung sind offensichtlich eine Frage des Blickwinkels, des Interesses bzw. des Ziels, das verfolgt wird. Will man Verschwendung im Organisationskontext verstehen, muss genau dieser Schritt als erstes vollzogen werden: die Definition von Nutzen als dialektischer Gegenpol zu Verschwendung.
3 Wertschöpfung
Im Lean Management verwenden wir zur Nutzendefinition einen sehr strengen, dafür aber sehr klaren Begriff.
Nutzen ist das, was unseren Patientinnen und Patienten einen direkten Nutzen stiftet. Ihm als einen Wert schafft. Was sie sehen und selbst erleben. Was sie nicht sehen, be-Werten sie nicht. Es entzieht sich ihrer Beurteilung.
Solche direkt nutzenstiftenden Arbeiten bezeichnet man als wertschöpfende oder primäre Tätigkeiten. Dazu zählen diagnostische Maßnahmen, eine Operation, ein Gespräch mit der Pflegekraft oder einer Ärztin. Es werden Arzneimittel verabreicht oder Blut wird abgenommen. Patienten bewerten die Freundlichkeit des Personals, die Qualität der Aufklärung, ihre Wartezeiten im Zimmer oder bei Untersuchungen. Sie erinnern sich an die Qualität des Essens oder auch die Verfügbarkeit von Parkplätzen am Krankenhaus. Sie nehmen wahr, ob ihre Zimmer sauber sind und ob alle Hygienemaßnahmen eingehalten werden.
Alle anderen Tätigkeiten, vorbereitende Arbeiten beispielsweise, oder Tätigkeiten, die lediglich im Hintergrund ablaufen, unsichtbar für den Patienten, die bezeichnen wir per se als Verschwendung. Ganz gleich, ob sie aus irgendeinem Grund dennoch notwendig sind oder nicht. Verschwendungstätigkeiten gelten potenziell als verzichtbar, weil der Patient sie erstens nicht wahrnimmt und zweitens viele dieser Arbeiten bzw. Ressourceneinsätze organisatorisch zweifelhaft bis überflüssig sind.
Die Kernfrage lautet: Was ist die direkte Leistung für den Patienten und kann er sie erleben bzw. sehen?
4 Verschwendung
Natürlich kommt die Organisationswelt nicht derart schlicht daher. Die Realität leuchtet eben nicht nur schwarz oder weiß.
Es existieren Tätigkeiten, die zwar im Sinne der Definition keine Wertschöpfung bedeuten, aber trotzdem notwendig sind. Solche Aufgaben stiften zwar keinen unmittelbaren, direkten Nutzen für Patienten doch sie
- dienen der Vorbereitung primärer Tätigkeiten,
- stellen ordnungsgemäße Abläufe in der Organisation sicher,
- garantieren die dauerhafte Betriebsbereitschaft oder
- bedienen formelle bzw. gesetzliche Anforderungen.
Solche Tätigkeiten bzw. Aufgaben bezeichnen wir als notwendige Verschwendung. Dazu zählen vorbereitende Tätigkeiten, wichtige Dokumentationen, der Patiententransport zum OP, oder auch die Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten. Es muss abgerechnet, Gehälter müssen bezahlt, Technik instandgehalten und Weiterbildung betrieben werden. Und vieles mehr.
Alles andere, zu viel Getane, Überflüssige, Doppelte oder unnötig Aufwendige, das fällt in die Kategorie pure Verschwendung.
5 8 Verschwendungsarten
Damit Sie sich mehr und Konkreteres unter dem vorstellen können, was alles an Verschwendungstätigkeiten anfallen kann, lassen Sie uns kurz die 7 bzw. 8 Verschwendungsarten durchgehen.
Die Nr. 1 der Verschwendungsarten heißt Überproduktion. Überproduktion findet dann statt, wenn Leistungen erbracht oder Produkte erstellt werden, für die aktuell keine Abnehmer existieren. So etwas gibt es im Krankenhaus ja eigentlich nicht. Das ist die einzige Verschwendungsart, zu der es keine wirklich adäquate Entsprechung im Krankenhaus existiert. Am ehesten könnte man an Patienten denken, die eigentlich ambulant behandelt werden sollten und für die keine deutsche Krankenkasse gerne die stationären Behandlungskosten übernimmt.
Die zweite Verschwendungsart ist schon interessanter: Warten und Suchen. Mitarbeitende warten auf Kollegen, Patienten, Material oder freie OP-Ressourcen. Assistenzärzte warten bei einer Visite auf ihre Chefärztin, das OP-Team auf den Operateur und die Mitarbeitenden in der Aufnahme auf ihre Patienten. Es wird sehr viel gewartet in einem Krankenhaus.
Transporte sind die Nr. 3. Transporte mit Material oder Patienten. So ordnen wir jeden Patiententransport zu einer Untersuchung oder in den OP als notwendige Verschwendung ein. Wenn er unnötigerweise transportiert wird, bedeutet das natürlich sogar pure Verschwendung.
Die Nr. 4: überdimensionierte Prozesse.
Um überdimensionierte Prozesse handelt es sich, wenn der Leistungsumfang für die eigentlich angestrebte Leistung unnötig komplex und aufwendig ausfällt. Ohne einen signifikanten Nutzen für die Versorgung eines Patienten werden Aktivitäten ausgelöst oder Sachmittel verbraucht. In einem überdimensionierten Prozess werden z. B. medizinische Leistungen erbracht, die entweder medizinisch nicht nötig sind oder die der Kunde als Leistung weder verlangt noch als Mehrwert erkennt. Oder unproduktive, zu lange oder grundsätzlich unnötige Besprechungen fallen ebenso in diese Verschwendungsart wie die Überbestellung von Mahlzeiten, wenn die Essenbestellung am Vortag erfolgt, ohne dass die exakte Patientenanzahl des folgenden Tages bekannt wäre.
Verschwendungsart Nr. 5: Bestände. Jeder Bestand, vom OP-Besteck bis zum Kugelschreiber, bindet Kapital, benötigt Raum und wurde zu irgendeinem Zeitpunkt von Menschen an den Ort transportiert, an dem er sich befindet. Die Lagerung oder der Verbrauch von Material kostet Geld und bindet wertvolle liquide Mittel. Besonders teuer können die Bestände sein, die nicht vorhanden sind oder wild gelagert werden. Dann kommt es nicht nur zu Suchtätigkeiten, sondern auch zu weiten Wegen. Wartezeiten und Verzögerungen in der Prozesskette.
Wege sind ein gutes Stichwort. Die Nr. 6 der Verschwendung. Wege sind in einer Organisation lediglich Mittel zum Zweck. Außer vielleicht bei Physiotherapeuten, die Gehübungen mit ihren Patienten vollziehen. Wussten Sie, dass die von Stationspflegekräften am häufigsten genannte Wegstrecke in einer Schicht bei ca. 6 bis 8 Kilometern liegt? Pro Person. Das macht ca. 2 Stunden Arbeitszeit. Von 8 Stunden. Der Spitzenwert, den ich kenne, liegt bei ca. 16 km, und das ist nicht der Transportdienst.
Die 7. Verschwendungsart lautet Nacharbeit. Dabei geht es im Grunde darum. Dass etwas nicht perfekt gelaufen ist und deshalb nachgearbeitet bzw. korrigiert werden muss. Die Bandbreite reicht von unleserlicher Handschrift des Arztes, über lückenhafte Dokumentationen bis zur fehlerhaften Operation.
Die 8. Verschwendungsart ist eher neu und nennt sich ungenutztes Mitarbeiterpotenzial. Das verschwenden wir, wenn man nicht auf Mitarbeitende hört und sie in die Verbesserungsarbeit bzw. in die Gestaltung ihrer Prozesse einbezieht. Man verzichtet auf ihre Erfahrung und ihr Wissen.
6 Das Ergebnis
Sie wissen aus eigener Anschauung, dass unsere Organisationen voll Verschwendung stecken. Überall, an jeder Stelle, bei jedem Mitarbeiter.
Würde man sich die Mühe machen, verschwendete Zeit exakt aufzunehmen, dann würde einem dieser beispiellose Zustand das gesamte Organisationsdesaster vor Augen führen.
Denken Sie nur an die zwei bis drei Stunden einer Pflegekraft, die sie im wahrsten Sinne des Wortes „verläuft“. Ein teurer Spaß. Das war nur eine der sieben Verschwendungsarten.
Was sagt uns das?
Ich würde sagen: Krankenhäuser haben nicht zu wenig Zeit, sondern sie machen sich viel zu viel Arbeit.
Die Frage lautet jetzt: Wie kommen wir an diese ZuVielArbeit ran, wo wir doch jetzt bereits wissen, dass wir nicht einfach alles offensichtlich Verschwendete einfach so weglassen können, ohne dass etwas Fürchterliches passiert und die Organisation endgültig zusammenbricht.
In der Leandenke existieren zwei grundsätzliche, sich ergänzende Ansätze. Erstens: Wir machen jede Tätigkeit besser, effizienter, einfacher.
Zweitens: Wir lassen einfach Unnötiges weg. Also natürlich nicht einfach so, sondern natürlich gezielt. Darum geht es – sehr verkürzt formuliert – im Lean. Um Weglassen und effizienter werden.
Am meisten können wir weglassen, wenn wir dem berüchtigten Nordstern folgen. Sie erinnern sich an meinen ersten Podcast: wir arbeiten kontinuierlich daran, strukturierte, transparente, verlässliche und stabile Prozesse herzustellen. Verschwendung ist nämlich überwiegend nicht die Ursache für schlechte Prozesse, sondern deren Ergebnis. Unstrukturierte, intransparente, unzuverlässige und instabile Prozesse bringen Verschwendung erst hervor. Mit exponenzieller Perspektive. Wenn das Durcheinander, das Chaos zunimmt und die Organisation immer weiter an ihre Kapazitätsgrenzen stößt, dann blüht Verschwendung erst förmlich auf. Druck führt irgendwann nicht mehr zu mehr Produktivität, sondern nur noch zu immer mehr Verschwendung.
Dann nehmen Störungen, Überlastungssituationen und Engpässe zu, Fehler schleichen sich ein und immer mehr Zeit wird darauf verwendet, die eigene Organisation zu beherrschen und am Funktionieren zu halten. Wir rennen sehenden Auges in den Kreislauf des Abstiegs.
Das ist dann eigentlich keine Organisation mehr, sondern, naja, Chaos eben.
7 Ausklang
Das wars mit der Verschwendung. Bitte denken Sie nicht, im Lean Hospital würde es nur um Verschwendung gehen. Es geht natürlich um mehr Qualität, bessere Arbeitsbedingungen und vieles Mehr. Dieser Podcast handelte nun einmal von Verschwendung. Und die ist ja schließlich auch wichtig – oder besser gesagt – unwichtig.
Übrigens, wenn Sie diesen Podcast gehört haben und dabei neue wundersame Erkenntnisse gewonnen haben, dann wäre das natürlich sehr gut, im Sinne der Definition von Lean aber, Sie ahnen es, allerhöchstens notwendige Verschwendung. Um Wertschöpfung im allerallerweitesten Sinne würde es sich nur handeln, wenn ihre Patienten sehr bald von ihren neuen Erkenntnissen profitieren. Wenn beides nicht der Fall war, dann hatten Sie vielleicht 15 Minuten Unterhaltung erlebt. Nutzen im Sinne unserer Patienten ist dabei dann leider nicht herausgekommen. Pure Verschwendung also.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen nun einen hoffentlich produktiven, wertschöpfenden Tag.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse – ein schönes Wochenende und bis zum nächsten Donnerstag.
Bleiben Sie mir gewogen,
Ihr Jörg Gottschalk
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